Pengertian 5W 1H

 Assalamualaikum Wr. Wb.

Selamat malam semua. Semoga kita semua selalu diberikan kesehatan oleh Allah SWT. Amin

Pada dasarnya dalam dunia Quality Control disuatu organisasi sudah tidak asing lagi dengan yang namanya 5W 1H. Itu adalah metode yang digunakan untuk melakukan berbagai jenis perbaikan apakah terhadap kesalahan yang sudah terjadi atau pun ingin melakukan sesuatu inovasi dalam hal tertentu.

Metode 5W 1H ini menjadi dasar sebagai pendekatan menuju pemecahan masalah, di mana masing-masing W dan H membantu seseorang untuk mengatasi masalah dari sudut yang berbeda dan dapat menemukan solusi yang diharapkan.

 

Apa itu 5W 1H

Metode 5W1H dapat didefinisikan sebagai metode dimana seseorang dapat mengatasi semua W dan H dan yang lebih pentingnya adalah mendapatkan pemahaman tentang suatu masalah. Misalnya, jika kita memiliki produk yang tiba-tiba dimensi yang dihasilkan dari suatu proses keluar dari standard, maka pertanyaan berikut dapat ditanyakan:

Masalah apa yang terjadi pada parts tersebut ?

Kapan terjadi masalah tersebut ?

Dimesin mana terjadi masalah tersebut ?

Kenapa masalah tersebut bisa terjadi ?

Siapa yang menjalankan mesin tersebut ?

Bagaimana cara menangani permasalahan tersebut agar tidak terjadi lagi ?

 

Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat diubah agar sesuai dengan masalah atau masalah apa pun yang sedang ditangani. Yang terpenting W dan H tersebut mencakup semua aspek masalah sehingga solusi yang komprehensif dapat ditemukan.

 

Kapan Menggunakan Metode 5W1H

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menjalankan metode 5W1H di dunia korporat atau manufaktur. Pada dasarnya ini bertujuan untuk menganalisis keterampilan serta teknik analisis sebab dan akibat dalam berbagai masalah. Sedangkan ada juga dikenal dengan metode 6M, yang mengacu pada tenaga kerja, bahan, mesin, pengukuran, metode, tenaga kerja dan Alam yang mrupakan kategori utama di mana metode ini digunakan.

Sesi tanya jawab juga digunakan pada metode ini. Kesederhanaan, keserbagunaan, dan pendekatan yang komprehensif dari metode ini akan memudahkan kita dalam menyusun pertanyaan dan analisis.

Cara penggunaan metode tersebut adalah sebagai berikut :

W Pertama adalah Apa? What

Ini menanyakan pertanyaan tentang apa yang perlu diperbaiki. Apa yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan dan apa yang harus dilakukan.

W Kedua adalah dimana? Where

Ini mengacu pada pertanyaan tentang lokasi. Haruskah metode atau orientasi pekerja diubah? Misalnya, mengapa beroperasi di lokasi tertentu, kelebihan atau kekurangannya.

W Ketiga adalah Kapan? When

Ini membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan urutan operasi, periode dan waktunya. Kenapa harus dilakukan dan jam berapa. Apakah dengan merubah waktu nya bisa menjadikan lebih baik lagi?

W Keempat adalah Siapa? Who

Ini mengacu pada siapa yang mengerjakan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap permasalahan dan perbaikan yang akan dibahas tersebut. Ini mengacu pada penugasan tugas, kolaborasi dan tenaga kerja.

W Kelima adalah Mengapa? Why

Pada item ini diharapkan kita mendapatkan kesimpulan tentang mengapa masalah ini bisa terjadi, apakah ada yang terlewatkan atau perlu dibuat guna menghindari kesalahan yang sama terulang dilain waktu.

H dalah Bagaimana? How

Ini mengacu pada bagaimana prosedur atau metode harus dilakukan atau kan perlu diubah, apakah metode tersebut membutuhkan lebih sedikit biaya atau keahlian atau apakah prosedurnya perlu diganti dengan yang lebih baik.

Untuk analisis sebab dan akibat sebagai penerapan metode ini, perlu dilakukan dengan menggambar diagram tulang ikan atau lebih dikenal dengan diagram Fish Bone. Jika anda ingin mendapatkan hasil yang lebih baik dan beragam lagi, maka anda bisa menggunakan beberapa aplikasi pendukung seperti Edraw yang mengotomatiskan proses tersebut.

 

Keuntungan Metode 5W1H

Ada beberapa keuntungan yang didapat dari metode 5W1H, antara lain:

Prosesnya sederhana, orang dapat memahami pendekatan seperti yang terlihat dari istilah dan definisinya.

Membantu dalam mengambil pendekatan pemecahan masalah yang sistematis. Seseorang dapat menanyakan semua pertanyaan setiap saat untuk memperoleh kesuksesan dalam melihat masalah dari semua sudut.

Serbaguna adalah keuntungan lain dari pendekatan ini. Ia nya dapat digunakan untuk mengatasi segala jenis masalah karena pertanyaan dapat disesuaikan dengan situasi masing-masing.

Penutup atau pandangan yang komprehensif dari suatu masalah membantu seseorang untuk menangani semua aspek kunci. Setelah pandangan 360 derajat atau dari segala sisi dari suatu masalah diambil, maka kita dapat memutuskan cara penyelesaiannya.

 

Bagaimana Menerapkan Metode 5W1H pada Pekerjaan

Ada berbagai cara untuk menerapkan metode 5W1H agar berfungsi. Ia nya mampu menjadi pendekatan yang universal dan dapat diterapkan pada situasi apa pun, ini bertindak sebagai alat analisis bagi tim dan manajer proyek yang dapat menggunakannya secara efektif dengan orang lain untuk bertukar pikiran dan membersihkan jalan untuk mencapai tujuan tim, departemen atau organisasi tertentu.

Menetapkan jalur organisasi seringkali merupakan tugas yang kompleks dalam situasi yang berbeda. Untuk menetapkan jalur yang jelas dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu, anda dapat menggunakan pendekatan ini dengan langkah-langkah berikut:

Yang terbaik adalah memulai dengan terlebih dahulu memecah masalah kompleks dengan diagram sebab dan akibat atau diagram tulang ikan (fihs bone). Ini akan membantu untuk memotong tujuan yang kompleks menjadi beberapa bagian kecil. Sehingga pada akhirnya dapat diselesaikan satu demi satu dan juga dapat membantu untuk mengatasi perbedaan antara W dan H agar tujuan utama tercapai.

Diagram tulang ikan dapat di mulai dengan memberikan sesi tanya jawab terlebih dahulu. Ini berguna untuk membantu dalam mengidentifikasi W yang berbeda-beda dan menunjukkan bagaimana pertumbuhan organisasi dapat dicapai yang merupakan tujuan utama H di sini.

Tentukan faktor kunci dan prioritaskanlah mereka, usulkan penyesuaian dan yang terpenting harus efektif dan mampu untuk di lakukan.

 

Tips untuk Menerapkan Metode 5w1h

Fokus utama dalam aspek ini adalah untuk mengidentifikasi bidang fungsional utama organisasi dan bagaimana mereka akan saling terkait atau berkontribusi terhadap pengaturan tulang punggung dan struktur organisasi.

Dengan melakukan pendekatan menggunakan metode ini, maka akan ditemukan tiga tahap utama:

Menjelaskan tujuan akhir.

Menentukan faktor yang merupakan kunci utama dan fungsi prioritas.

Menyesuaikan dengan fungsi dan tindakan yang akan diambil.

 

Biasanya metode ini memiliki beberapa pertanyaan seperti:

Apa?

Dalam skenario khusus ini, apa disini dapat berarti sebagai berikut:

Tujuan organisasi secara keseluruhan dan tugas yang berbeda atau bidang fungsional yang diperlukan.

Apa tujuan, prosedur, tindakan atau mesin yang akan digunakan karena tujuan organisasi yang lebih besar dipecah menjadi fungsi dan departemen-departemen. Bingung ??? ok saya berikan contohnya.

Contoh pertanyaan di sini adalah tentang apa saja tujuan yang lebih besar atau apa sasaran departemen.

WHO?

Putuskan siapa pemangku kepentingan, orang yang terpengaruh atau bertanggung jawab. Apakah itu pelanggan, pemasok atau manajer.

Contoh pertanyaan di sini adalah tentang “siapa yang akan bertanggung jawab terhadap suatu departemen atau terhadap fungsi dan peran pada level yang lebih rendah juga”.

Dimana?

Ini akan menunjukkan di mana akan menjadi lokasi organisasi atau tempat fungsinya.

Contoh pertanyaannya adalah tentang ruang yang dibutuhkan, di mana harus mendirikan pabrik manufaktur atau dimana lokasi-lokasi yang memiliki fungsi yang berbeda.

Kapan?

Ini akan melibatkan pembahasan timeline atau target pekerjaan dari suatu departemen baik mengatur durasi, frekuensi dan tanggal pekerjaan.

Contoh pertanyaan di sini mengacu pada berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memulai suatu proses hingga waktu yang dibutuhkan oleh pelanggan untuk dapat menerima barang tersebut.

Mengapa?

Tujuan, sasaran organisasi secara keseluruhan.

Contoh pertanyaannya adalah mengapa tujuan organisasi ditetapkan dan bagaimana hal itu dilakukan oleh tiap-tiap departemen yang ada. Pertanyaan ini akan membantu tim untuk melihat gambaran permasalahan yang lebih detail lagi.

Bagaimana?

Memutuskan cara organisasi dan departemen-departemen yang ada agar berfungsi sebagaimana mestinya.

Ini akan melibatkan prosedur pada tingkat fungsional yang berbeda, struktur atau aliran perintah, teknik, dan sarana yang akan digunakan.

Ini juga dapat mencakup perkiraan sumber daya atau anggaran. Baik biaya yang akan digunakan maupun alokasi anggaran yang ada.

Contoh pertanyaan yang diangkat di sini adalah tentang proses dan prosedur di tingkat fungsional. Bagaimana alur atau rantai komando serta berapa banyak uang atau anggaran yang perlu dialokasikan untuk tiap-tiap departemen tersebut.

 

Kesimpulan

5W1H adalah metode yang dapat membantu dalam menggambarkan situasi atau tugas tertentu dengan pemahaman yang baik. Saat digunakan dengan alat seperti Edraw yang membantu membuat template, diagram alur sebab dan akibat, ini membantu menemukan solusi yang lebih efektif untuk menyelesaikan suatu permasalahan atau untuk menyusun sebuah organisasi seperti contoh yang disebutkan di atas.

Dengan metode dan penggunaan alat bantu seperti diagram tulang ikan atau fish bone, dapat membantu tim atau kelompok untuk melihat gambaran secara keseluruhan dan bukan dari satu sisi saja. Ini adalah cara terstruktur yang digunakan untuk melihat kemungkinan masalah serta mendapatkan solusinya.

Share this post