Apa Itu KAIZEN

Assalamualaikum Wr. Wb.

Selamat malam para blogger semua. Semoga kita semua selalu diberikan kesehatan, umur yang panjang dan dibukakan pintu rejeki seluas luasnya oleh Allah SWT. Amin

Apa itu Kaizen ?

source: Qubiz.net

Kaizen berasal dari bahasa jepang yang merupakan istilah yang mengacu pada peningkatan yang berkelanjutan. Definisi kaizen berasal dari dua kata Jepang: ‘kai’ yang berarti ‘berubah’ dan ‘zen’ yang berarti ‘baik’. Filosofi Jepang tersebut pertama kali diperkenalkan oleh Toyota pada 1980-an dan sejak itu telah diadopsi oleh ribuan perusahaan di seluruh dunia demi menaikkan produktifitas yang berkelanjutan. Transformasi ini mendorong adanya budaya perbaikan yang secara bertahap dapat meningkatkan kualitas, efisiensi dan profitabilitas.

Jadi, apa itu kaizen? Yaitu, proses pengontrolan data statistik yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas di setiap aspek bisnis Anda. Karyawan diajak untuk dapat memberikan ide dalam menangani masalah masalah umum dan diharapkan kedepannya tidak akan terjadi lagi.

Bagaimana Kaizen Dikembangkan?

Kaizen diprakarsai oleh perusahaan manufaktur mobil Jepang, Toyota. Pada 1980-an, Toyota mengembangkan suatu sistem dimana dapat menditeksi masalah dalam produksi pada saat masalah tersebut terjadi. Jadi jika ada yang tidak beres, maka seluruh lini produksi akan berhenti secara otomatis dan para operator dapat langsung menemukan solusi yang tepat untuk masalah tersebut. Seiring waktu, perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan pada sistem produksi Toyota ini membuatnya menjadi salah satu sistem yang paling efisien dan dapat diandalkan di dunia. Sehingga hal tersebut menjadi bahan materi sekaligus guru bagi perusahaan perusahaan lain demi meningkatkan produktifitas dan dengan seketika mereka beralih ke filosofi KAIZEN.

 Apa Manfaat Kaizen (Manfaat Kaizen)?

Kaizen bermanfaat untuk berbagai macam model bisnis serta dalam hal filosofi operasional. Ini dapat meningkatkan produktifitas kerja, menghilangkan pemborosan, meningkatkan kualitas dan meningkatkan profitabilitas bagi perusahaan. Meskipun ini bukan merupakan perbaikan yang cepat, namun menerapkan Kaizen dapat mengarah kan kita pada pertumbuhan perusahaan secara konsisten dan dalam jangka waktu yang panjang.

Peningkatan Berkesinambungan untuk Produk & Layanan Anda

Dengan menerapkan filosofi KAIZEN ke dalam perbaikan produk dan layanan, maka anda dapat mengatasi masalah-masalah kecil yang dapat memengaruhi kualitas produk, yang mengarah pada pengembalian dan biaya penggantian. Sedangkan dengan menerapkan KAIZEN maka akan berdampak pada peningkatan kualitas, kepuasan pelanggan yang meningkat karena sedikitnya masalah atau tidak ada sama sekali masalah krusial yang terjadi. Sehingga ini dapat meningkatkan reputasi merek Anda dan menghasilkan informasi dari mulut ke mulut yang tak pernah ternilai harganya, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan volume penjualan dan pendapatan perusahaan.

Memberikan Keunggulan Kompetitif

Dalam bisnis yang modern, terkadang sulit untuk mempertahankan keunggulan yang jelas atas pesaing-pesaing Anda apatah lagi jika mereka memiliki investasi lebih besar yang berada di belakang mereka atau lebih gesit dalam hal inovasi produk, Anda mungkin kesulitan untuk tetap menjadi yang terdepan. Tetapi dengan kaizen dapat memberi Anda keuntungan berbeda pada industri Anda dan sekaligus menjadikan Anda sebagai pemimpin yang dominan. Anda dapat dengan mudah menetapkan akar penyebab dan bagaimana cara dalam meningkatkan produktivitas. Dengan meningkatkan kualitas, produktivitas dan efisiensi Anda, Anda dapat memperluas petunjuk sehingga tidak dapat ditandingi orang lain (tidak peduli berapa banyak uang yang mereka investasikan dalam R&D atau pemasaran). Pola pikir peningkatan proses ini juga menghasilkan tenaga kerja yang terampil, yang mampu menciptakan nilai-nilai jangka panjang bagi perusahaan Anda.

Mendorong Pemikiran Akar Rumput

Kaizen bukan proses yang hanya bisa memengaruhi manajemen. Ini juga diterapkan oleh karyawan yang berada digaris depan perusahaan, apa pun peran atau posisi mereka. Seiring waktu, karyawan mulai berpikir dalam berbagai cara tentang bagaimana mereka melakukan tugas sehari-hari dengan cepat dan mudah. Ini mendorong para operator untuk mengambil inisiatif dan menyarankan perbaikan-perbaikan kecil yang dapat dilakukan, alih-alih merasa tidak berdaya dalam peran mereka. Ketika ide-ide ini diambil dan hasilnya mulai membuahkan hasil, mereka mulai melihat buah dari ide yang mereka berikan. Pada dasarnya karyawan ditingkat akar lah yang lebih memahami masalah dibandingkan management tingkat atas karena mereka setiap hari berkecimpung dibidang tersebut. Sehingga sangatlah penting untuk melibatkan mereka jika menginginkan hasil yang baik.

Budaya Peningkatan Berkesinambungan

Bisnis yang menerapkan Kaizen biasanya memiliki tenaga kerja yang sangat kompeten dan banyak ide. Dengan meningkatkan proses dan produksi perusahaan, mereka juga meningkatkan budaya. Karyawan diberdayakan untuk melakukan perubahan dan mengetahui bahwa pendapat mereka sangat penting dan berarti. Mereka memahami bahwa kontribusi mereka dapat menghasilkan perubahan yang berarti yang membantu menciptakan rasa puas. Ini dapat menyaring seluruh organisasi dan menghasilkan budaya bersama yang positif dan menjadikan tempat kerja lebih menyenangkan.

Hindari Silo Informasi

Satu hal yang sering diperjuangkan perusahaan adalah miskomunikasi maupun tidak sampainya informasi ke seksi terkait. Informasi tidak dikomunikasikan antara berbagai departemen atau tingkat manajerial yang mengarah pada ketidaktahuan di semua sisi. Kegagalan dalam komunikasi dapat mengakibatkan biaya yang mahal, baik dalam hal keuangan maupun moral. Tapi dengan Kaizen bisa menyelesaikan masalah ini serta dapat memfasilitasi interaksi yang lebih produktif antara tim. Karyawan di dorong untuk memberikan ide dan saran sehingga menjadi bagian alami dari kehidupan kerja sehari-hari. Ini dapat mengarah pada kolaborasi yang lebih besar dalam hal peningkatan kepercayaan antar departemen.

Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja

Produktivitas berada di bawah mikroskop di hampir setiap bisnis. Pada saat masa masa sulit, terkadang kita didorong untuk mencapai hasil yang lebih besar dengan sumber daya yang lebih sedikit. Itu bisa tampak seperti pertempuran yang berat dengan sumber tekanan yang konstan. Tetapi Kaizen memungkinkan Anda untuk meningkatkan produktivitas dengan cara meningkatkan efisiensi Anda. Lebih sedikit masalah kualitas dan pengembalian produk maka dapat meningkatkan output organisasi. Jika itu sudah membudaya, maka karyawan secara alami cenderung lebih banyak melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien. Dimana ini merupakan jenis produktivitas yang tidak bisa dipaksakan melalui teguran bahkan dibeli dengan bonus.

Meningkatkan Kreativitas

Perusahaan sering mencari cara yang lebih kreatif untuk mendekati tantangan dalam bisnis. Tetapi sifat kreativitas itu sendiri tidak ada dalam buku peraturan atau instruksi yang harus diikuti, jadi mungkin terkesan sulit dalam mengambangkannya di tempat kerja. Namun, pendekatan kerja Kaizen dapat mendorong kita untuk berpikir kreatif setiap hari. Ini menuntut kita untuk dapat menemukan solusi untuk masalah-masalah yang tidak terduga ketika muncul dan mengajari kita tentang solusi yang akan didapatkan demi memecahkan masalah tersebut. Sehingga ini dapat menciptakan budaya kreativitas di mana orang diberdayakan untuk mendapatkan ide-ide baru dan dapat menerapkannya secara terbuka.

Meningkatkan Kerja Sama Tim

Dengan semangat KAIZEN maka akan terbentuk budaya yang kreatif di perusahaan, dapat menghilangkan pemikiran yang membisu dan mendorong inisiatif dari semua pihak yang terlibat dalam tim. Kita akan lebih cenderung untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan orang lain karena telah terbentuknya budaya dalam peningkatan produktifitas perusahaan. Dengan memanfaatkan kekuatan kolaborasi lintas fungsional, Maka kita akan mudah mengembangkan tenaga kerja yang kuat dan tangguh.

Bagaimana Kaizen Terlihat di Tiap harinya?

Implementasi kaizen adalah bagian filosofi dan bagian proses, yang dapat membuatnya sulit untuk dibayangkan dalam istilah sehari-hari. Mengimplementasikan Kaizen tidak harus rumit, Ini dapat bekerja secara harmonis dengan pengaturan yang ada dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda yang tepat. Proses Kaizen dapat diringkas menjadi hanya empat langkah: PDCA - Plan Do Check Action.

Berikut ini ikhtisar singkat tentang apa yang diperlukan setiap langkah:

1.   Plan - tentukan tujuan Anda dan bagaimana Anda akan mencapainya.

2.   Do - rencanakan rencana itu dan buat perubahan apa pun yang diperlukan untuk memastikan rencana tersebut berhasil.

3.   Check - evaluasi hasil dan identifikasi peluang untuk perbaikan.

4.   Action - buat penyesuaian berdasarkan apa yang ditemukan di langkah sebelumnya.

Dengan mengambil pendekatan PDCA ini untuk proyek-proyek di tempat kerja, Anda dapat memaksimalkan efisiensinya dan meningkatkan hasil akhirnya. Jika program Kaizen benar-benar berjalan, maka Anda harus segera mengambil langkah untuk mengatasinya dan memastikan agar masalah yang sama tidak terulangnya kembali. Jika itu sesuatu yang sangat serius atau padat sumber daya, maka blitz Kaizen mungkin diperlukan.

Bagaimana Cara Membandingkan Dengan Proses Peningkatan Lain?

Anda mungkin juga bertanya-tanya bagaimana definisi Kaizen dibandingkan dengan alat peningkatan berkelanjutan lainnya. Genba dan 3M adalah metode yang populer di KAIZEN untuk mengidentifikasi peningkatan yang berkelanjutan. Jadi, apa perbedaan utama dan alat apa yang paling cocok untuk melakukannya dalam bisnis Anda?

Kaizen Vs Genba Walks & 3M's

Genba walks dan 3M dapat digunakan sebagai bagian dari Kaizen, praktik Lean Six Sigma dan proses Kanban. Genba melibatkan interaksi dengan para pekerja di lokasi di mana mereka melakukan pekerjaan mereka (bukan kantor atau ruang pertemuan). Mereka merupakan metode dalam pengumpulan data informal yang memungkinkan manajemen belajar dari karyawan garis depan secara terstruktur untuk menemui penyebab dan mengatasi masalahnya.

Genba atau langsung turun kelapangan ini sangat ideal untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan karena management dapat melihat masalah dan mendengar umpan balik secara langsung. Namun, Gemba sendiri tidak menyediakan kerangka kerja untuk mengambil tindakan sehingga mereka perlu dikombinasikan dengan semacam proses kedepannya. Ini menjadikannya alat yang bermanfaat tetapi bukan solusi lengkap untuk perbaikan berkelanjutan. Dengan kata lain Genba lebih terfokus pada melihat dan menyaksikan langsung ditempat kejadian.

3M adalah kependekan dari 'Muda, Mura & Muri' yang merupakan tiga bentuk pemborosan. Mereka diidentifikasi sebagai bagian dari sistem produksi dan merupakan sumber masalah yang umum disemua perusahaan. Istilah-istilah ini merujuk pada overburden, penyimpangan dan pemborosan, yang menyebabkan masalah bagi organisasi. Mereka membuat rantai produksi yang tidak efisien sehingga jika dengan menghilangkan mereka maka dapat meningkatkan produktivitas dan meminimalkan pemborosan di semua lini.

Upaya Kaizen akan mendorong nilai-nilai perusahaan dan dapat memengaruhi banyak elemen didalam organisasi, termasuk efisiensi, kualitas, keselamatan, line manufacturing dan budaya diperusahaan itu sendiri.

Semoga penjelasan diatas tentang apa itu KAIZEN dan kenapa sangat penting dan perlu diterapkan diperusahaan dapat membantu anda dalam memahami manfaat dari KAIZEN itu sendiri.

Salam hormat,

Penulis

Share this post